Veebikoosoleku protokoll sünnib kolme sammuga: koosoleku salvestamine, salvestuse transkribeerimine ja sellest otsuste ning ülesannete väljaluutimine. Zoom, Teams ja Google Meet pakuvad ka oma transkribeerimist, kuid toetatud keelte loend ja saadavus sõltuvad sinu paketist ning IT-administraatori seadistusest, nii et kontrolli enne, kas eesti keel on sinu seadmes olemas. Kui ei ole või kui tahad teksti eraldatud kõnelejatega, lae salvestus üles lehele Transkriptsioon. Siin on tööriist tööriista haaval kirjas, kust salvestuse leiad ja mida sellega edasi teha.

Enne salvestamist

Ütle osalejatele koosoleku alguses, et salvestad, ja miks sul salvestust vaja on. Zoom, Teams ja Meet näitavad salvestuse alustamisel küll teadet, kuid see ei asenda küsimist. Ettevõttes tasub vaadata ka sisereegleid: salvestamine võib olla seal piiratud.

Zoom

Arvutisse salvestamine on olemas igal Zoomi kontol, ka tasuta kontol (Zoomi tugi).

  1. Klõpsa koosoleku ajal akna allservas nuppu Salvesta („Record“ ingliskeelses liideses). Kui sinu kontol on pilvesalvestus sees, vali salvestus sellesse arvutisse.
  2. Pärast koosolekut teisendab Zoom salvestuse, see võib võtta hetke.
  3. Failid asuvad vaikimisi kaustas „Zoom“ sinu dokumentides.

Seal on MP4-video ja M4A-helifail. Transkribeerimiseks piisab M4A-st: heli on sama, aga fail palju väiksem, nii et see laeb kiiremini üles.

Tasulise kontoga saab salvestada ka pilve. Zoomi enda helitranskriptsiooni jaoks on vaja sobivat paketti ja sisselülitatud pilvesalvestust ning toetatud keelte loendit tasub Zoomi abilehelt eraldi vaadata (Zoomi tugi).

Microsoft Teams

Teamsi koosoleku salvestamiseks on vaja sobivat töö- või koolilitsentsi ja sinu IT-administraator peab salvestamise lubama. Külalised ja teise organisatsiooni inimesed ei saa salvestust alustada.

  1. Vali koosoleku juhtnuppudest Veel toiminguid ja seejärel Salvesta ja transkribeeri.
  2. Määra, mis keeles räägitakse ja mida salvestatakse; Ainult heli on võimalik, kui sulle piisab helist.
  3. Klõpsa Kinnita.
  4. Pärast koosolekut ilmub salvestus koosoleku vestlusesse. See asub korraldaja OneDrive’is.
  5. Vaikimisi saavad selle alla laadida ainult korraldaja ja kaaskorraldajad. Kui sa kumbki pole, palu neilt faili.

Salvestused võivad aeguda tähtaja järel, mille määrab sinu administraator. Salvesta vajalik seega varakult.

Teamsil on ka oma transkriptsioon; kas eesti keel on sinu koosolekul valitav, näed keelevaliku loendist. Kui see sinu juures töötab, ei pruugi sul teist tööriista vajagi.

Google Meet

Kõik kontod ei saa salvestada: vaja on sobivat Google Workspace’i paketti ja administraator peab funktsiooni sisse lülitama. Tasuta Gmaili kontoga see ei toimi (Google’i tugi).

  1. Klõpsa arvutis koosoleku ajal all paremal Koosolekuriistad ja seejärel Salvestamine.
  2. Klõpsa Alusta salvestamist ja avanevas aknas Alusta.
  3. Salvestus läheb korraldaja Google Drive’i kausta „Meet Recordings“. Link saadetakse korraldajale ja salvestuse alustajale e-postiga ning see on ka kalendrikutsel.
  4. Laadi video Drive’ist alla.

Meetil on ka oma transkriptsioon, kuid see on saadaval ainult teatud Workspace’i pakettides ja keeltes (Google’i tugi).

Koosolek ühes ruumis

Kohapealse või hübriidkoosoleku puhul pane telefon laua keskele, inimeste vahele, ja salvesta Diktofoniga või mõne muu salvestiga. iPhone’i kohta vaata artiklit Häälmemo tekstiks.

Transkribeerimine

  1. Ava transkriptsioon.ee ja lae fail üles: Zoomi M4A või Teamsi või Meeti video. Kaks tundi kestva koosoleku laed üles ühes tükis; brauser jagab selle ise osadeks.
  2. Tekst ilmub eraldatud kõnelejatega: Kõneleja 1, Kõneleja 2 ja nii edasi. Nimesid leht ei tea, need asendad sa ise.
  3. Kopeeri paneb teksti koos kõnelejate märgetega lõikelauale, Laadi alla pakub .txt-faili. Koosoleku jaoks, mida jagad edasi (näiteks veebiseminar), saad ka subtiitrid .srt- või .vtt-failina.

Ilma kontota transkribeeritakse ainult esimesed 30 minutit, nii et tunnine koosolek jääb keskelt pooleli. Kogu koosoleku jaoks logi sisse Google’i või Apple’iga. Jaanuarini 2027 on Pro kõigile tasuta, 10 tundi transkribeerimist kuus ja kaarti pole vaja (Hinnad).

Otsetranskriptsiooni ega robotit, mis koosolekuga liituks, pole: Transkriptsioon töötleb salvestust pärast koosoleku lõppu.

Transkriptsioonist protokollini

Kaustas Minu märkmed saad salvestuse otse märkesse importida („Impordi salvestus“ märke menüüs); transkriptsioon ilmub sinna. Seejärel ava „Küsi tehisintellektilt“: kiirkäsud pakuvad „Tee kokkuvõte“ ja „Ülesanded ja kokkulepped“ ning võid kirjutada ka oma juhise. Näiteks:

See on koosoleku transkriptsioon. Kõneleja 1 on Liis Tamm, kõneleja 2 on Margus Kask. Kirjuta protokoll, milles on: osalejad, arutatud teemad mõne reana, otsused, ülesanded (kes, mida, mis ajaks), lahtised küsimused. Kirjuta üles ainult see, mis öeldi; kui miski on ebaselge, märgi see küsimärgiga.

Tehisintellekt näitab sulle kõigepealt uue versiooni, muudatused esile tõstetud. Seejärel otsustad, kas asendad märke, teed uue märke või lisad kokkuvõtte märke lõppu. Vastuse jaoks saadetakse märge ja selle transkriptsioonid Google Geminile.

Kontrolli tulemust alati transkriptsiooni vastu. Tehisintellekt võib segi ajada, kes mida lubas, ning numbreid ja tähtaegu tasub lugeda tekstist. Enne kui paned konfidentsiaalse koosoleku tehisintellekti tööriista, uuri, mida su ettevõte lubab.

Kui kirjutad protokolli pigem ise, piisab kasulikuks malliks mõnest reast:

  • kuupäev, kellaaeg ja tööriist (Zoom, Teams, Meet)
  • osalejad
  • päevakorrapunktid
  • otsused
  • ülesanded: kes teeb mida mis ajaks
  • lahtised küsimused ja järgmise koosoleku aeg

Otsuste protokoll kirjutab üles ainult selle, mis otsustati ja kes mida teeb. Täielikum protokoll annab edasi ka arutelu käigu. Enamiku meeskonnakoosolekute jaoks piisab otsuste protokollist ja transkriptsioon annab materjali mõlema jaoks.

Kui protokollil on juriidiline tähendus (üldkoosolek, osanike koosolek, juhatus), määrab selle vormi organi enda reeglid, näiteks põhikiri või kodukord. Transkriptsioon on hea alus, kuid ei asenda protokolli.

Kuhu salvestus läheb

Kõnetuvastuse teeb ElevenLabs (USA). Salvestus jõuab sinna ainult töötlemiseks. Faili, mille avalehel üles laed, me ei salvesta. Kaustas Minu märkmed jäävad salvestus ja transkriptsioon sinu kontole, kuni need kustutad. Üksikasjad on privaatsuspoliitikas.